Aufgabe 4 - Stammdatenzentralisierung
Aufgabenstellung
Section titled “Aufgabenstellung”Sie sind der Projektleiter für die Stammdatenbereinigung und -aktualisierung zwischen dem ERP-, Buchhaltungs- und CRM-Programm im Unternehmen. Für ein und denselben Kunden gibt es mehrere Datensätze:
| Feld | Datensatz 1 | Datensatz 2 | Datensatz 3 | Datensatz 4 |
|---|---|---|---|---|
| KNR | K001 | K002 | K003 | K004 |
| NAME1 | ABC AG | ABCAG | ABC AG | ABC AG |
| NAME2 | (leer) | Consulting | Hauptstr.1 | Consulting |
| PLZ | 8400 | 8400 | 8400 | 8408 |
| ORT | Winterthur | Winterthur | Winterthur | Winterthur |
Tabelle 1: Eigene Darstellung, Inkonsistente Kundendatensätze über drei Systeme
Wie können Sie konzeptionell die Stammdaten zentralisieren und aktualisieren?
Lösung
Section titled “Lösung”Die vier Datensätze repräsentieren denselben Kunden „ABC AG”, weisen aber mehrere Inkonsistenzen auf: unterschiedliche Kundennummern (K001–K004), abweichende Schreibweisen im Firmennamen, eine Straßenangabe im falschen Feld sowie eine fehlerhafte Postleitzahl. Um diese Stammdaten systemübergreifend zu bereinigen und dauerhaft konsistent zu halten, lässt sich der Prozess in vier Schritte unterteilen.
Schritt 1: Datenextraktion und -zusammenführung (Altdatenübernahme)
Section titled “Schritt 1: Datenextraktion und -zusammenführung (Altdatenübernahme)”Im ersten Schritt werden die Daten aus den drei Quellsystemen (ERP, Buchhaltung und CRM) extrahiert und in einem zentralen Arbeitsbereich gesammelt. Da die Systeme die Kundendaten unabhängig voneinander gepflegt haben, ist diese Altdatenübernahme die Voraussetzung für die anschließende Bereinigung (vgl. BAWB01, S. 62).
Schritt 2: Transformation und Harmonisierung (Datenbereinigung)
Section titled “Schritt 2: Transformation und Harmonisierung (Datenbereinigung)”Die zusammengeführten Rohdaten werden syntaktisch und semantisch harmonisiert. Für das vorliegende Beispiel umfasst dieser Schritt konkret:
- Dublettenerkennung und -zusammenführung: Die vier Kundennummern K001–K004 werden als Dubletten identifiziert und zu einem einzigen Datensatz zusammengeführt.
- Standardisierung von Schreibweisen: Varianten wie „ABCAG” werden auf die korrekte Schreibweise „ABC AG” vereinheitlicht.
- Korrektur semantischer Fehler: Die Adressangabe „Hauptstr.1” befindet sich in Datensatz 3 fälschlicherweise im Feld NAME2 und muss in das Straßenfeld verschoben werden.
- Prüfung faktischer Fehler: Die abweichende PLZ 8408 in Datensatz 4 wird geprüft und auf den korrekten Wert 8400 (Winterthur) korrigiert (vgl. BAWB01, S. 62).
Schritt 3: Zentraler Stammsatz (Golden Record)
Section titled “Schritt 3: Zentraler Stammsatz (Golden Record)”Nach der Bereinigung werden die vier Datensätze zu einem einzigen, fehlerfreien Master-Datensatz zusammengeführt. Im ERP-System enthält ein solcher Kundenstammsatz allgemeine Daten (bereinigte Adresse, eindeutiger Firmenname) sowie systemspezifische Vertriebs- und Finanzdaten (vgl. BAWB01, S. 36).
| Feld | Bereinigter Stammsatz |
|---|---|
| KNR | K001 (einheitliche Nummer) |
| NAME1 | ABC AG |
| NAME2 | Consulting |
| STR | Hauptstr. 1 |
| PLZ | 8400 |
| ORT | Winterthur |
Tabelle 2: Eigene Darstellung, Bereinigter Kundenstammsatz (Golden Record)
Bei der Neuvergabe der Kundennummer empfiehlt sich eine einfach aufsteigende, merkmalsfreie Nummerierung, da klassifizierende Nummernsysteme fehleranfällig sind und bei Strukturänderungen schnell an ihre Grenzen stoßen (vgl. BAWB01, S. 62).
Schritt 4: Systemintegration und Zentralisierung
Section titled “Schritt 4: Systemintegration und Zentralisierung”Um zukünftige Inkonsistenzen dauerhaft zu verhindern, muss eine zentrale Datenhaltung etabliert werden. Hierfür gibt es zwei konzeptionelle Ansätze:
ERP-System als zentrale Datenbasis (Single Source of Truth)
Ein wesentliches Merkmal von ERP-Systemen ist die gemeinsame Datenhaltung für alle Unternehmensbereiche (Vertrieb, Finanzwesen, Materialwirtschaft) in einer einzigen integrierten Datenbank. Wenn Buchhaltung und CRM als Module innerhalb des ERP-Systems betrieben werden, greifen alle Bereiche automatisch auf denselben bereinigten Kundenstammsatz zu (vgl. BAWB01, S. 9).
Enterprise Application Integration (EAI) für eigenständige Systeme
Bleiben Buchhaltung und CRM eigenständige Applikationen, muss eine EAI-Architektur aufgebaut werden. Über standardisierte Schnittstellen, z. B. BAPIs oder XML-basierte Kommunikation, wird sichergestellt, dass jede Änderung am Kundenstammsatz im führenden ERP-System automatisch mit den Fremdsystemen synchronisiert wird. So existiert in allen Systemen zu jedem Zeitpunkt nur ein einziger, korrekter Datensatz der „ABC AG” (vgl. BAWB01, S. 20).